たかがマニュアル、されどマニュアル

意外に大変だけど効果は抜群

簡単なようで出来ないのが、マニュアルを作成するということです。

一人の担当者が長く同じ業務についていると、作業内容が頭に入っているので、特にマニュアルがなくても業務はスムーズにまわります。

ただ、このような形で業務を進めていると、いざ担当者が退職してしまったような場合に、引き継ぎが非常に困難となります。

私たちに相談が来る案件の中にも、急に担当者が退職して、業務が全く引き継げない状態で、何とかして欲しいといったケースがあります。

もしも、ここでマニュアルがあれば、誰かしらに業務を引き継ぐことは可能だったと思います。

ですから、実際に作業をしている人にとっては簡単なようなことでも、手順書を作っておくと、後々起こる業務の引き継ぎに有効となるのです。

当然誰が行っても同じ業務の流れで作業が進むので、標準化が進むという意味でも有益なことです。

更新されていないマニュアルがかなり多いという現実

また、マニュアルに関して重要なことは、変更事項が生じたら更新をするということです。

マニュアルは最初に作るときは、勢いよくがんばって作るのですが、その後のフォローアップがおろそかになって、古いままのマニュアルがファイリングされているというケースも多いです。

マニュアルを作るときは、次のような事項に気をつけて作成すると良いと思います。

• 作業担当者を記載する場合に、個人名を書くだけでなく、組織の職位も合わせて記載しておく方が良いです。仕事が個人に紐ついている訳ではなく、組織にひもづいているという趣旨にも適合します。
• ミスが起こりやすい事項は留意点として記載しておくことで、ミスを未然に防ぐことが出来ます。
• 実際に使う帳票を掲載しておくと分かりやすくなります。
• 更新管理のために最終更新日を記載した上で、バージョン管理をしておくことで、変更の履歴が分かります。
• 動画で作成ができるものであれば、動画で作成する方が有益なケースも多いです。

チェックリストの利用で品質管理も徹底される

マニュアルの他にもうひとつ作っておくと良いのが、チェックリストです。

チェックリストは、業務が完了した後に、作業した内容が正しいのかどうかということを確認出来ますし、あるいは、作業を進めていく段階で事前に確認することでミスすることなく業務が完了します。

チェックリストは、できあがる成果物の品質を一定水準以上に維持することが出来るのです。

また、チェックリストがあることで年次が浅いメンバーが経理業務に関与しても合格点となる仕事が出来るようになります。そのため、上司や先輩はミスの修正等の手戻り時間が減りますので、結果として全体の作業時間の削減にも貢献するのです。

マニュアルとチェックリストはともに作成するのは、手間がかかりますが、後々の時間を圧縮する効果を考えて面倒がらずに作成しましょう。

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