探す時間を極限まで減らすという観点

同じシステムなら人材も活用できる

会社ごとに異なると非効率になるという視点

成長する企業だと、新規のビジネスを開始するにあたって、子会社を設立することもあれば、企業買収をして、会社を新たにグループに取り込むということもあります。

このような場合に現場でよく見られるパターンは、各社ごとに会計システムが異なっていて、その結果業務フローも異なっているというパターンです。

一見、各社ごとに適切に業務が流れていれば問題はないように判断して、特に何ら手を打たない場合が多いですが、実は、次のような課題が潜在的にあるのです。

• 各社ごとに業務の流れや書式が違うので、会社間での経理の異動は出来ない
• 経理以外の部署に関しても、会社間で異動をすると、出張精算の業務フローが異なっているので、異動した会社に行ったら改めて業務フローを理解する必要がある
• 各社ごとにマニュアルを作るので、各社で作成する時間を合計するとかなりの工数がかかっている

などなど見えない無駄がたくさんあるのです。

同一システム、同一業務フローの導入

そこで、このようにグループ会社が多い企業群において標準化をはかる場合、次の原則が有効です。

「同一システム、同一業務フロー」という考え方です。

具体的には、全てのグループ会社においては同じ経理システムを導入し、それに合わせた書式に社内のフォーマットを合わせます。その上で、原則として会社が違ったとしても同じ業務の流れになるようにするのです。

こうすると、マニュアルを変更する必要が生じたときでも、ひとつのマニュアルを変えるとグループ会社全体に適用できますし、人が出向や転籍等で会社間を異動したとしても今までやっていたやり方で仕事を進められるのです。

実はこれらによって節約できる時間は会社数が多ければ多い程多大な時間となっているのです。

ただ、同じグループ会社でも企業規模にかなりの違いがあるケースもあります。このような場合には少し工夫が必要です。

企業群を大きく二つのグループに分けます。

海外との取引があったり、営業や生産管理等のシステムとの連携が必須となっていたりするために機能が十分なERPシステムのようなシステムが必要な企業グループが一つのグループになります。

それに対して、比較的規模が小さかったり、取引が複雑でないため廉価なパッケージでよい企業グループというのが、もう一つのグループに入ります。

つまり、大規模な企業には拡張性のあるERPシステムを導入し、小規模な企業には、比較廉価なクラウド型のシステムや廉価なパッケージシステムで対応するのです。このようなシステムソフトは通常はカスタマイズが出来ないので、個社事情によっては不足感を感じる面もあるかもしれませんが、十分な機能を有したシステムを導入するだけのコストメリットを享受できないようであれば、ある程度の妥協も必要かもしれません。

確かにグループ内で２つのシステムを持つことになるので、業務フローも２つとなり、無駄が生じる面もあります。

ただ、システムにかかる費用を考えると、小規模の会社にオーバースペックな機能のシステムを導入してしまうと初年度の投資コストはもちろんのこと、翌年以降の維持費用も廉価版のパッケージと比較するとかなり高額となり、結果として全体のコストがかさんでしまいます。

ですから、企業群によっては、企業規模や必要な機能を勘案して、２つのシステムを導入しています。

いずれにしても、「会社の数だけ業務フローの数がある」ということにならない仕組み作りが、標準化の一歩なのです。

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