経理業務の標準化シリーズ　－業務分析リストの作成－

業務分析リストで弱点をあぶり出す

ギャップの認識がスタートライン！

経理の標準化・合理化を進めるときのひとつの方法として、自社の分析をするという方法があります。
企業戦略の策定においても、様々なフレームワークを使って自社分析をすることがあると思います。

SWOT分析などは自社分析で良く使われる手法の一つです。
経理部門の改革についても自社分析することの重要性は変わりません。

５ステップでリスト化の効果を出そう！

自社分析を行う場合の流れは、次の通りです。

• Ｓｔｅｐ１　：業務の現状を書き出す
• Ｓｔｅｐ２　：業務を行う場合の理想の姿と現実とのギャップを理解する
• Ｓｔｅｐ３　：現在のやり方の課題を抽出する
• Ｓｔｅｐ４　：アクションプランを策定する
• Ｓｔｅｐ５　：アクションプランを実行し、その後検証をはかる

Ｓｔｅｐ１のフェーズでは、まず経理業務の出来るだけ細分化します。
そして、細分化した業務を「誰が」、「いつ」、「どのように」、「どれくらいの時間をかけて」行っているのかを
書き出します。

Ｓｔｅｐ２では、現状分析されたリストをもとに、本来であえればどのように仕事を進めるのが理想なのかを書き出して、
理想と現実を比較します。

次のＳｔｅｐ３のフェーズで、Ｓｔｅｐ２で書き出した理想と現実との乖離を見て、
理想に近づけていない阻害要因を明らかにして、現状の課題を明確にしていきます。

明確になった課題をもとにＳｔｅｐ４で具体的に実行すべきアクションプランの作成をします。

最後に、Ｓｔｅｐ５として、実際にアクションプランを実行するともに、検証していきます。
うまくいけば継続しますし、うまくいかない場合は、更なる改良を加えます。

一度にまとめて標準化・合理化が出来るとは限りませんので、
ＰＤＣＡサイクルに乗せて、継続実施されるように仕組むことも重要です。

ボトルネックを特定してアクションを起こす

この作業で重要なのは、現在の業務を理想に変更しようとする場合の阻害要因を明らかにすることです。

阻害要因は、作業者個人の能力が原因なのか、システムが原因なのか、業務のやり方がまずいからなのかなどなど考えられる原因を的確に捉えないと、本質的な解決に向かわないかもしれません。

例えば、単純に個人の能力が原因ということもあります。

能力不足だから業務がまわっていないとして分析を終わらせてしまうのではなく、
そうであれば能力が不足していても理解できるようなマニュアルや研修制度を作ることで対応が可能かもしれません。

そして、具体的に何を教える研修にしたらいいのかといったように深く、
深く原因にあたっていく必要があります。

また、理想と現実のギャップを認識したフェーズで、単純に理想を追い求めてしまっては、
本末転倒になるケースもあります。

時間とお金がありますにも膨大にかかるケースなどが考えられます。

このような場合は、まずは現実的な線でどこまで実行するのかを決めて、その実行プランを完了させます。
その後に、より理想に近づけるようなプランを実行するべきかを再度検討するという風に順を追って階段を登った方がいいこともあります。

初期段階で業務分析をして標準化・合理化を進めるメリットは、分析するだけであれば、コストがかからず（分析する時間はかかります）、手段がはっきりすることのほか、業務ごとに分析するので、全体をまとめて軌道修正しなくても、部分的なところから実行することも出来るという点もあげられます。

ただし、業務分析することだけが目的になってしまい、改善活動が実際に行われなければなんの意味もありませんので、最後のアクションプランの実行・検証のフェーズまでもっていくようにしましょう。

小さなステップの積み重ねが標準化には欠かせません。

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