もくじ

INDEX

もくじ

CLOSE

経理アウトソーシング(BPO)導入事例 その5

  • 会計
  • アウトソーシング

2021年05月31日

経理アウトソーシング(BPO)の実際の導入事例シリーズのその5です。今回のシリーズの最終回分です。自社の置かれている環境と似ているケースもあるかもしれませんので、経理アウトソーシング(BPO)導入の適否の参考にしてみて下さい。

もくじ

INDEX

No11 経理アウトソーシング(BPO)導入事例 その5

経理アウトソーシング(BPO)の実際の導入事例シリーズのその5です。今回のシリーズの最終回分です。自社の置かれている環境と似ているケースもあるかもしれませんので、経理アウトソーシング(BPO)導入の適否の参考にしてみて下さい。

【ケース5】ただ一人の熟練社員のみで経理業務が完結している

経理のことを知っているのはただ一人

E社の経理部は、小規模の会社ということもあり、創立当初からいる社員Pが一人ですべての経理業務をとりしきっています。社長すらも経理業務については把握しておらず、経理のことはすべてPさんに聞けばよいと思っているので、特に問題は感じていません。

このような状況は小規模の会社に多く、それ自体は特に問題があるというわけでもありません。

ただ、Pさんもいつかは退職していきます。

このような熟練社員の場合、業務がマニュアルに整備されているということは少なく、その人の頭の中にのみ業務の流れが把握されているということが多いため、その後の人材育成に時間がかかることとなります。

将来をみすえれば、現状で特に問題が発生しないとしても、どこかで手をうっておくべきでしょう。

また、経理の社員は支払業務なども行う関係から、ただ一人に全権を委任してしまえば、不正が発生してしまうリスクが高まります。

さらに、会計や税務の改正は頻繁に行われます。新しい情報についていけず、間違いに気づかないまま前例を踏襲した結果、税務調査等で指摘を受け、大きな損害を被るということもありえます。

まずはマニュアル化することで将来に備える

とはいえ、Pさんは繁忙期にはかなりの残業をしているものの、もう1名採用するほどの負荷ではなく、E社のような小規模の会社で経理部門の人員を2名もかかえるのは大きな負担となります。また、現状に特に不満もありません。

ただ、Pさんにもしものことがあったら、というのも大きな不安ではあります。

そこで、一度経理の業務をすべてマニュアル化・標準化するという業務をアウトソーサーに委ねることにしました。
その上で、一部の機能を経理アウトソーシング(BPO)して切り放すことにより、Pさんの業務を軽くするということも検討したいと考えています。

事前説明が大きなカギ

ここでひとつの問題が生じます。

アウトソーサーから、Pさんの協力が得られず、スケジュールどおりに業務が進んでいないという報告が入ります。

そうです、社長は十分に今回の趣旨をPさんに説明することを怠っていました。

Pさんの気持ちを考えずにプロジェクトをスタートしてうまくいなくなっていたのです。

Pさんは自分の仕事をアウトソーサーに委託することにより、自分の仕事がなくなってしまうのではないか、とますます仕事をかかえこむようになりました。

社長はPさんに会社の意図していること、また、マニュアル化が終われば、Pさんの繁忙期の業務を軽くするかたちでの経理アウトソーシング(BPO)を考えていることを説明しました。

また、Pさんには、今後、ルーティン業務から解放された時間を使って、銀行との折衝や経営計画資料の作成など今までは取り組んでいなかった業務にもあたってほしいというお願いをすることにより、Pさんの将来的なビジョンを描けるようにしました。

その結果、アウトソーサーへの円滑な協力も得られ、非効率であった業務フローの改善もなされ、業務自体を標準化することに成功しました。

また、今までPさんが行っていた処理についても見直しをした結果、いくつか誤りがあることが発見され、Pさんの経理知識を深めることもできたようです。

熟練のベテラン社員がほぼ一人で業務を行っているケースでは、ここで書いているように必ずしもスムーズにいかないことも多いと思います。そのために、普段から複数で業務を行う体制を敷いておいたり、定期的に業務を交換して複数の社員が同じ業務をするようにしておくことが重要です。

実際に、4人の経理のメンバーがいる会社で週ごとに仕事内容をローテーションしている会社もあります。1ヶ月が4週間だと、4か月おきに、4つの別々の仕事をすることになりますし、一部の人に業務が偏らなくなる仕組みなので、そのような仕組みが取れると今回のような問題も起こらなかったのかもしれません。

不正の防止に役立つこともある

E社のように、経理業務がブラックボックス化している会社は多く、また、E社は問題ありませんでしたが、経理社員が一人という状態が常況化すると、不正経理や資金の不正流用という問題もおきやすくなります。

不正流用をおこさせない体制を、企業として、構築する責任もあります。その場合にアウトソーサーを活用することにより、外部の目を入れることによりチェック機能を働かせるということは有効な手段といえるでしょう。

今回のケースを参考にしていただき、経理アウトソーシング(BPO)を検討する際に、お役に立てられれば何よりです。

お問合せについて

運営会社:CSアカウンティング株式会社
お問合せ:CSアカウンティングお問い合わせフォーム

 

 

 

No11 経理アウトソーシング(BPO)導入事例 その5

経理アウトソーシング(BPO)の実際の導入事例シリーズのその5です。今回のシリーズの最終回分です。自社の置かれている環境と似ているケースもあるかもしれませんので、経理アウトソーシング(BPO)導入の適否の参考にしてみて下さい。

【ケース5】ただ一人の熟練社員のみで経理業務が完結している

経理のことを知っているのはただ一人

E社の経理部は、小規模の会社ということもあり、創立当初からいる社員Pが一人ですべての経理業務をとりしきっています。社長すらも経理業務については把握しておらず、経理のことはすべてPさんに聞けばよいと思っているので、特に問題は感じていません。

このような状況は小規模の会社に多く、それ自体は特に問題があるというわけでもありません。

ただ、Pさんもいつかは退職していきます。

このような熟練社員の場合、業務がマニュアルに整備されているということは少なく、その人の頭の中にのみ業務の流れが把握されているということが多いため、その後の人材育成に時間がかかることとなります。

将来をみすえれば、現状で特に問題が発生しないとしても、どこかで手をうっておくべきでしょう。

また、経理の社員は支払業務なども行う関係から、ただ一人に全権を委任してしまえば、不正が発生してしまうリスクが高まります。

さらに、会計や税務の改正は頻繁に行われます。新しい情報についていけず、間違いに気づかないまま前例を踏襲した結果、税務調査等で指摘を受け、大きな損害を被るということもありえます。

まずはマニュアル化することで将来に備える

とはいえ、Pさんは繁忙期にはかなりの残業をしているものの、もう1名採用するほどの負荷ではなく、E社のような小規模の会社で経理部門の人員を2名もかかえるのは大きな負担となります。また、現状に特に不満もありません。

ただ、Pさんにもしものことがあったら、というのも大きな不安ではあります。

そこで、一度経理の業務をすべてマニュアル化・標準化するという業務をアウトソーサーに委ねることにしました。
その上で、一部の機能を経理アウトソーシング(BPO)して切り放すことにより、Pさんの業務を軽くするということも検討したいと考えています。

事前説明が大きなカギ

ここでひとつの問題が生じます。

アウトソーサーから、Pさんの協力が得られず、スケジュールどおりに業務が進んでいないという報告が入ります。

そうです、社長は十分に今回の趣旨をPさんに説明することを怠っていました。

Pさんの気持ちを考えずにプロジェクトをスタートしてうまくいなくなっていたのです。

Pさんは自分の仕事をアウトソーサーに委託することにより、自分の仕事がなくなってしまうのではないか、とますます仕事をかかえこむようになりました。

社長はPさんに会社の意図していること、また、マニュアル化が終われば、Pさんの繁忙期の業務を軽くするかたちでの経理アウトソーシング(BPO)を考えていることを説明しました。

また、Pさんには、今後、ルーティン業務から解放された時間を使って、銀行との折衝や経営計画資料の作成など今までは取り組んでいなかった業務にもあたってほしいというお願いをすることにより、Pさんの将来的なビジョンを描けるようにしました。

その結果、アウトソーサーへの円滑な協力も得られ、非効率であった業務フローの改善もなされ、業務自体を標準化することに成功しました。

また、今までPさんが行っていた処理についても見直しをした結果、いくつか誤りがあることが発見され、Pさんの経理知識を深めることもできたようです。

熟練のベテラン社員がほぼ一人で業務を行っているケースでは、ここで書いているように必ずしもスムーズにいかないことも多いと思います。そのために、普段から複数で業務を行う体制を敷いておいたり、定期的に業務を交換して複数の社員が同じ業務をするようにしておくことが重要です。

実際に、4人の経理のメンバーがいる会社で週ごとに仕事内容をローテーションしている会社もあります。1ヶ月が4週間だと、4か月おきに、4つの別々の仕事をすることになりますし、一部の人に業務が偏らなくなる仕組みなので、そのような仕組みが取れると今回のような問題も起こらなかったのかもしれません。

不正の防止に役立つこともある

E社のように、経理業務がブラックボックス化している会社は多く、また、E社は問題ありませんでしたが、経理社員が一人という状態が常況化すると、不正経理や資金の不正流用という問題もおきやすくなります。

不正流用をおこさせない体制を、企業として、構築する責任もあります。その場合にアウトソーサーを活用することにより、外部の目を入れることによりチェック機能を働かせるということは有効な手段といえるでしょう。

今回のケースを参考にしていただき、経理アウトソーシング(BPO)を検討する際に、お役に立てられれば何よりです。

お問合せについて

運営会社:CSアカウンティング株式会社
お問合せ:CSアカウンティングお問い合わせフォーム