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【必見】経費のコスト削減が可能になる6つのアイディア

  • アウトソーシング

2020年02月19日

経費を削減する6つのアイディア

日々会社経営をしていると、経費に関して頭を悩ませてることはありませんか?

 

普段意識していないけれど、実は削減できる「経費の無駄」を放置していると、会社の経営が圧迫されていきます。

 

今回は、経費の削減を可能にする6つのアイデアをご紹介いたします。

 

今すぐにでも実践できるアイデアもあります。

 

経費のコスト削減をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

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【利益率向上・業務効率化】経費のコストを削減するメリット

まず経費のコストを削減すると、会社の利益率が向上するメリットがあります。

売り上げをすぐに10%上げることは中々難しいことではないでしょうか。

しかし、経費を上手く削減できれば、売り上げが10%上昇した場合と同様の利益率を叩き出すことも可能です。

逆に、経費の削減に取り組まずにいると、売り上げが上昇しているのにも関わらず、経営が圧迫されていく可能性もあります。

経費削減をすることで社員の給料を少しでも上げることも可能になり、社員の幸福度が上がり離職率を下げられるという付加価値も得ることができます。

このように、経費のコスト削減は、会社側にとっても、従業員にとっても大きなメリットがあります。

経費のコスト削減が可能になる6つのアイディア

経費を削減する6つのアイディア

それでは、コスト削減が可能になる6つのアイデアをご紹介いたします。

方法1. 会計システムの導入・一元化

会計システムを導入すると主に3つの経費を抑えることができます。

  • 人件費
  • 教育費
  • 無駄な作業

経理・会計業務を行うには、ある程度のスキルや知識が要求されます。

そのため、会社は経理・会計業務を行う社員の教育を行う必要がありますが、業務を教える時間とその準備に要する時間、覚えてもらう時間というコストがどうしても発生します。

しかし、会計システムを導入することで難しい会計業務を自動で行ってくれますし、会計業務に不慣れな方でも、すぐに業務をこなせるようになります。

つまり、研修期間が短くなり浮いた時間を別の作業に充てることができるので、「時間」というコスト削減に繋がります。

すでに会計システムを導入していから関係ない!と思われた人もいるかもしれませんが、会社会計システムを一元化は済んでますか?

会計システムを取り入れている会社の中には、仕分け作業と請求書、納品書の発行をそれぞれ別のシステムで行っている場合があります。

しかし、異なるシステムを使用していると、両者の連携が難しいため、無駄な作業が発生してしまいます。

そこで、会計システムの一元化に取り組むと、異なるシステムを使用していたことで発生していた無駄を排除でき、コスト削減を望めます。

方法2. 紙の使用量を減らす

業務で使用する紙の量を減らすことで、経費削減が可能です。

紙の使用量を減らす方法は主に下記3点です。

  • 電子ファイルで資料を共有する
  • 必要な部分のみを印刷する
  • なるべくモノクロ印刷を使用する

紙1枚にかかる費用は微々たるものですが、会社全体での紙の使用量は気が付かない間に膨大な量になります。

社員数が多ければ多いほど、想定外の高額な経費に気付かされ、驚く方も多いです。

会社で使用するコピー機・印刷機は、新品を購入したり、リース会社からレンタルしている所も多いでしょう。

メーカーやリース会社の料金は様々ですが、概ね一般的な料金は下記が相場です。

  • モノクロコピー1枚当たり2~3円
  • カラーコピー1枚当たり20円前後

ここで、印刷にかかる費用を実際に考えてみましょう。

従業員数が300人で、従業員1人当たり平均して毎日20枚の用紙を印刷する場合、それぞれ下記の印刷代が発生します。

<1日当たり:すべてモノクロ印刷>
●1万2000円~1万8000円
※ 1枚2~3円×300人(従業員数)×20枚(1人当たりの印刷枚数)

<1日当たり:すべてフルカラー印刷>
●12万円
※ 1枚20円×300人(従業員数)×20枚(1人当たりの印刷枚数)

これを月・年間の印刷代に換算すると、どれくらいの印刷代となるかを計算してみます。

<1ヵ月当たり:すべてモノクロ印刷>
●24万円~36万円
※ 1万2000円~1万8000円(1日当たり)×20営業日

<1ヵ月当たり:すべてフルカラー印刷>
●240万円
※ 12万円(1日当たり)×20営業日

<1年当たり:すべてモノクロ印刷>
●280万円~432万円
※ 24万円~36万円(1ヵ月当たり)×12ヶ月

<1年当たり:すべてフルカラー印刷>
●2,880万円
※ 240万円(1ヵ月当たり)×12営業日

営業日を20営業日としましたが、もし30営業日ある会社であれば、さらに経費がかかることになります。

このように、紙にかかるお金は思いのほか高額です。
そのため、社内で紙の使用量を減らす取り組みを行うことはとても大切です。

方法3. 経費のチェックを強化する

従業員の経費のチェックを強化し、無駄な出費を抑えることで、コストを削減できます。

経費のチェック体制が甘い場合、従業員の中で経費を割増請求する人が出てくることもあります。

このような不正申請の取り締まりを強化すれば、過剰な額を請求する従業員はいなくなり、会社側は無駄な出費をなくせます。

また、不正とはいえないまでも、使いすぎと考えられる経費がないか定期的に見直すことも大切です。

たとえば、営業の現場では、よく接待が行われることが多いです。

しかし、内容の見直しを行わずにいると、知らず知らずのうちに過剰な接待となって経営を圧迫する危険性もあります。

そのため、適宜内容を確認するとともに無駄な出費はないか常に目を光らせましょう。

方法4. 経理業務のアウトソーシング

経理業務をアウトソーシングすることでも経費削減が可能です。

自社で経理業務をすべて行う場合は、経理部署を設けて経理の担当者を配備し、従業員の教育に取り組む必要があります。

このとき、経理担当者を抱える人件費と、教育費が大きな出費となります。

一方、経理業務をすべてアウトソーシングすると、教育費をすべて削減でき、適材適所に人員を配置することが可能になります。

方法5. 従業員の通勤費の適正化

従業員の通勤費を負担している会社も数多く存在しますが、通勤にかかる費用を適正化すれば経費の削減が見込めます。

従業員に通勤費用を支給する場合、通常、自宅から会社までの交通費に応じて支給額を決定します。

この算出方法に不備があると、費用を過剰に支払ってしまう場合があるため、改める必要があります。

自宅から会社までの最短距離で交通費を算出する、または自宅から会社までの最安経路で交通費を算出するといった方法を徹底しましょう。

通勤費用の請求額が適正なものであるかチェックする体制を整えましょう。

方法6. 業務上の移動にかかるコストの削減

社員の移動にかかるコストの無駄を無くすことで、経費のコスト削減が可能です。

たとえば、タクシーでの移動を控えて、電車やバスなどの公共交通機関を利用するよう社員に指導するだけでも、移動コストを大きく減らすことができます。

まとめ

経費のコスト削減を可能にする6つのアイデアをご紹介いたしました。

経費を削減すると、会社の利益率が向上することに加え、業務の効率化もでき、働きやすい環境が実現します。

今回ご紹介したアイデアの中には、今すぐにでも始められるものがいくつかあります。

記事を参考に経費のコスト削減に取り組んでみましょう。

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運営会社:CSアカウンティング株式会社
お問合せ:CSアカウンティングお問い合わせフォーム

【利益率向上・業務効率化】経費のコストを削減するメリット

まず経費のコストを削減すると、会社の利益率が向上するメリットがあります。

売り上げをすぐに10%上げることは中々難しいことではないでしょうか。

しかし、経費を上手く削減できれば、売り上げが10%上昇した場合と同様の利益率を叩き出すことも可能です。

逆に、経費の削減に取り組まずにいると、売り上げが上昇しているのにも関わらず、経営が圧迫されていく可能性もあります。

経費削減をすることで社員の給料を少しでも上げることも可能になり、社員の幸福度が上がり離職率を下げられるという付加価値も得ることができます。

このように、経費のコスト削減は、会社側にとっても、従業員にとっても大きなメリットがあります。

経費のコスト削減が可能になる6つのアイディア

経費を削減する6つのアイディア

それでは、コスト削減が可能になる6つのアイデアをご紹介いたします。

方法1. 会計システムの導入・一元化

会計システムを導入すると主に3つの経費を抑えることができます。

  • 人件費
  • 教育費
  • 無駄な作業

経理・会計業務を行うには、ある程度のスキルや知識が要求されます。

そのため、会社は経理・会計業務を行う社員の教育を行う必要がありますが、業務を教える時間とその準備に要する時間、覚えてもらう時間というコストがどうしても発生します。

しかし、会計システムを導入することで難しい会計業務を自動で行ってくれますし、会計業務に不慣れな方でも、すぐに業務をこなせるようになります。

つまり、研修期間が短くなり浮いた時間を別の作業に充てることができるので、「時間」というコスト削減に繋がります。

すでに会計システムを導入していから関係ない!と思われた人もいるかもしれませんが、会社会計システムを一元化は済んでますか?

会計システムを取り入れている会社の中には、仕分け作業と請求書、納品書の発行をそれぞれ別のシステムで行っている場合があります。

しかし、異なるシステムを使用していると、両者の連携が難しいため、無駄な作業が発生してしまいます。

そこで、会計システムの一元化に取り組むと、異なるシステムを使用していたことで発生していた無駄を排除でき、コスト削減を望めます。

方法2. 紙の使用量を減らす

業務で使用する紙の量を減らすことで、経費削減が可能です。

紙の使用量を減らす方法は主に下記3点です。

  • 電子ファイルで資料を共有する
  • 必要な部分のみを印刷する
  • なるべくモノクロ印刷を使用する

紙1枚にかかる費用は微々たるものですが、会社全体での紙の使用量は気が付かない間に膨大な量になります。

社員数が多ければ多いほど、想定外の高額な経費に気付かされ、驚く方も多いです。

会社で使用するコピー機・印刷機は、新品を購入したり、リース会社からレンタルしている所も多いでしょう。

メーカーやリース会社の料金は様々ですが、概ね一般的な料金は下記が相場です。

  • モノクロコピー1枚当たり2~3円
  • カラーコピー1枚当たり20円前後

ここで、印刷にかかる費用を実際に考えてみましょう。

従業員数が300人で、従業員1人当たり平均して毎日20枚の用紙を印刷する場合、それぞれ下記の印刷代が発生します。

<1日当たり:すべてモノクロ印刷>
●1万2000円~1万8000円
※ 1枚2~3円×300人(従業員数)×20枚(1人当たりの印刷枚数)

<1日当たり:すべてフルカラー印刷>
●12万円
※ 1枚20円×300人(従業員数)×20枚(1人当たりの印刷枚数)

これを月・年間の印刷代に換算すると、どれくらいの印刷代となるかを計算してみます。

<1ヵ月当たり:すべてモノクロ印刷>
●24万円~36万円
※ 1万2000円~1万8000円(1日当たり)×20営業日

<1ヵ月当たり:すべてフルカラー印刷>
●240万円
※ 12万円(1日当たり)×20営業日

<1年当たり:すべてモノクロ印刷>
●280万円~432万円
※ 24万円~36万円(1ヵ月当たり)×12ヶ月

<1年当たり:すべてフルカラー印刷>
●2,880万円
※ 240万円(1ヵ月当たり)×12営業日

営業日を20営業日としましたが、もし30営業日ある会社であれば、さらに経費がかかることになります。

このように、紙にかかるお金は思いのほか高額です。
そのため、社内で紙の使用量を減らす取り組みを行うことはとても大切です。

方法3. 経費のチェックを強化する

従業員の経費のチェックを強化し、無駄な出費を抑えることで、コストを削減できます。

経費のチェック体制が甘い場合、従業員の中で経費を割増請求する人が出てくることもあります。

このような不正申請の取り締まりを強化すれば、過剰な額を請求する従業員はいなくなり、会社側は無駄な出費をなくせます。

また、不正とはいえないまでも、使いすぎと考えられる経費がないか定期的に見直すことも大切です。

たとえば、営業の現場では、よく接待が行われることが多いです。

しかし、内容の見直しを行わずにいると、知らず知らずのうちに過剰な接待となって経営を圧迫する危険性もあります。

そのため、適宜内容を確認するとともに無駄な出費はないか常に目を光らせましょう。

方法4. 経理業務のアウトソーシング

経理業務をアウトソーシングすることでも経費削減が可能です。

自社で経理業務をすべて行う場合は、経理部署を設けて経理の担当者を配備し、従業員の教育に取り組む必要があります。

このとき、経理担当者を抱える人件費と、教育費が大きな出費となります。

一方、経理業務をすべてアウトソーシングすると、教育費をすべて削減でき、適材適所に人員を配置することが可能になります。

方法5. 従業員の通勤費の適正化

従業員の通勤費を負担している会社も数多く存在しますが、通勤にかかる費用を適正化すれば経費の削減が見込めます。

従業員に通勤費用を支給する場合、通常、自宅から会社までの交通費に応じて支給額を決定します。

この算出方法に不備があると、費用を過剰に支払ってしまう場合があるため、改める必要があります。

自宅から会社までの最短距離で交通費を算出する、または自宅から会社までの最安経路で交通費を算出するといった方法を徹底しましょう。

通勤費用の請求額が適正なものであるかチェックする体制を整えましょう。

方法6. 業務上の移動にかかるコストの削減

社員の移動にかかるコストの無駄を無くすことで、経費のコスト削減が可能です。

たとえば、タクシーでの移動を控えて、電車やバスなどの公共交通機関を利用するよう社員に指導するだけでも、移動コストを大きく減らすことができます。

まとめ

経費のコスト削減を可能にする6つのアイデアをご紹介いたしました。

経費を削減すると、会社の利益率が向上することに加え、業務の効率化もでき、働きやすい環境が実現します。

今回ご紹介したアイデアの中には、今すぐにでも始められるものがいくつかあります。

記事を参考に経費のコスト削減に取り組んでみましょう。

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