自動化できる主な5つの経理業務

企業の経理部門が担う業務は多岐にわたっており、現状ではすべての業務を自動化することは難しいです。

しかし、証憑の取り込み業務、帳票発行業務、経費精算業務、データ突合業務、各報告書の作成については、RPA（Robotic Process Automation）などによる自動化が可能です。

1. 証憑の取込み業務

事務用品代や社外での会議のときに使った飲食代など、経理担当者の元には社内のあらゆる部署からレシート・領収書が集まってきます。

通常、経理部門ではそれらを月末までに１枚１枚内容を確認しなければなりません。

しかしこうした作業は、スマホで写真に撮られたレシート・領収書を電子データ化し、保存できるシステムを導入すればすべて自動化できます。

2. 帳票発行業務

請求書、申込書の内容を専用の書類作成フォームに自動で転記し、情報としての帳票データが作られるシステムを導入することで、帳票発行業務は自動化できます。

取引先に送る必要のある書類についても、RPAが内容に合わせて自動で文章を作成するので、人の手を経る必要はありません。

3. 経費精算業務

経理業務において、各種経費の精算は最も労力が大きい作業の1つです。

経理の自動化システムによって、交通費や出張時の宿泊代といったほとんどの従業員に発生する経費について、人の手を借りずに清算を行えます。

具体的な導入例としては、交通費精算における交通系ICデータを自動で読み取れるシステム、宿泊代など出張にかかった費用をまとめて一括管理できる専用のソフトなどが挙げられるでしょう。

4. データ突合業務

日々の事業運営の中で発生する買掛金や売掛金は、支払・払込が発生した時点でその都度消し込み＝突合が必要です。

この作業も、経理部門の人が手作業によりパソコンで打ち込む場合、作業量は大きくなってしまいます。

また、たとえば経費精算申請書として提出された交通費について、正確な電車運賃がいくらなのかをweb上で順番に調べ、突き合わせを行う、といった作業も多くの時間が必要です。

こうしたデータ突合業務もRPAの導入によって自動化できます。

5. 各報告書の作成

最近の会計ソフトでは見積書、納品書、請求書といった書類の作成も自動で行えます。

見積書を元に納品書や請求書を改めて作成する、さらに納品書から請求書を作るという作業は純粋な書類作業で労力が必要です。

しかし、専用の会計システムを導入することで、すべて自動で行えます。

経理業務を自動化する3つのメリット

経理に関わる多様な業務を自動化することで、総合的にみてどのようなメリットが生じるでしょうか。

以下では、作業時間の削減、人材の有効活用、ヒューマンエラーによる被害の回避、という3つの点について解説します。

1. 作業時間を短縮できる

経理業務の幅は広いですが、一般の経理部門の社員が行うのは大半が定型業務です。

そのような繰り返し行える作業の多くは、RPAに任せて自動化することで作業時間を大幅に短縮できます。

経費の精算やデータ突合は、一定の期間内に終わらせる必要のある作業です。

経費の自動化システムを導入すれば、経理担当者が期日を前に残業を余儀なくされるといった事態も起こりにくくなるでしょう。

また、経営陣は資金状況に関する正確なデータをより早く把握できるので、事業展開がより迅速化します。

2. 人材を有効活用できる

経理業務を自動化することで、経理担当者はそれまでのような定型的作業に従事する必要がなくなり、企業全体の財務管理や予実管理など、より付加価値の高い業務に集中できます。

こうした経理の自動化による人材の有効活用は、企業全体の業務効率化を目指すうえでも重要です。

さらに自動化によって経理部門に割く人材の数自体を減らし、ほかの部署に回せるので、人材の確保に悩んでいる企業の場合、人手不足の解消にもつながります。

3. ヒューマンエラーによる被害を回避できる

所定の期限内に膨大なデータを手作業によって処理しようとすると、どうしても人為的ミスが起こり得ます。

特に、取引記録をもとに請求書を作成する場合や補助簿への記入を行う場合など、作業量が多い業務を行うときにミスは起こりやすいです。

経理上のミスは未払い、二重請求などを生じさせるので、頻発すると取引先・得意先に対する信頼関係を悪化させかねません。

経理システムを導入して自動化を行うことで、そのようなヒューマンエラーを回避できます。

経理業務を自動化する3つのデメリット

多くのメリットがある経理の自動化ですが、一方でデメリットもあります。

導入を進めるのであれば、発生し得る不利益を認識し、事前に対策を講じておくことが大切です。

ここでは、経理の自動化システム導入時に費用が発生すること、人間による確認作業の必要であることや 、活用するために従業員の教育・研修に時間がかかること、について解説します。

1. システム導入に費用が発生する

経理業務の自動化を進めるうえでのデメリットの1つとして、システム導入に費用が発生する点を挙げられるでしょう。

自社でシステムの開発を一手に行えれば問題ありませんが、特に中小企業の場合はそこまでの余力がないことが多く、アウトソーシングによるシステム構築が必要です。

どのような自動化体制を築くかにもよりますが、導入時にはある程度大きな費用が発生します。

2. 人間による最終的なチェック・修正作業が必要

RPAのような自動化システムは、事前に設定した作業内容しか行えません。

そのため、もし設定どおりにはいかない事案、臨機応変に対応すべき問題が発生した場合、人間によるチェック・修正が必要です。

もちろん、自動化システムを導入しない場合に比べると経理業務の手間は大幅に削減できます。

しかし、完全に人の手を離れることは現状では難しく、ある程度の管理のための人員を配置する必要があるわけです。

たとえば、データの照合・突合により不一致の発生が分かり、結果として二重支払いが起こっていた場合、先方と連絡をとって調整・修正するといった対応は、人間でなければ行えません。

また、AIは収集されたデータを加工、分析する力を持ちますが、下す判断が常に完璧とはいいきれず、もし誤りがみられるときは人間が修正する必要があります。

3. 自動化のシステムを活用するための教育・研修に時間がかかる

経理業務の自動化を進めるためには、専用の会計システム・ソフトを導入し使いこなす必要があります。

この場合、たとえば手作業による経理業務は得意でも、コンピューターの操作に疎い年配の経理担当者の場合、新たなシステム・ソフトを使いこなせるようになるには、ある程度の研修・教育期間が必要です。

こうした転換への適用は、経理部門の管理者、従業員にとっては大きな負担となってしまいます。

まとめ

経理業務は多岐にわたりますが、証憑の取込み業務、帳票発行業務、経費精算業務、データ突合業務、各報告書作成業務などは対応するRPA・会計処理システムを導入することで自動化できます。

こうした自動化システムの導入により、作業時間の削減、人材の有効活用、ヒューマンエラーによる被害の回避といったメリットが期待できるため、すでに導入を進めている企業は多いです。

一方で、システム導入時に費用が発生する、人間によるチェック作業が必要となる、活用するために従業員の教育・研修に時間がかかる、といったデメリットもあります。

実際に経理業務の自動化を進める場合、メリットだけでなくデメリットも生じることを認識する必要があるでしょう。

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