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経理アウトソーシングについて

ABOUT ACCOUNTING

経理アウトソーシングとは、多岐に渡る経理業務、例えば仕訳伝票の入力、資金管理、支払管理、債券債務管理、管理会計、決算書作成などを外部委託することです。 経理アウトソーシングを受託する企業、いわゆるアウトソーサーは、これらの業務を全体的に対応可能なケースと、主として得意な業務分野に絞って対応するケースがあります。
アウトソーサーの選別も大切ですが、委託元企業としては、どのような経理業務をアウトソーシングすることが会社経営にとって有益か、「業務改善」や「コスト削減」、あるいは「経営資源最適化」も含めて、十分検討することが大切です。ここでは経理アウトソーシングをする際の様々な注意すべき点を挙げてみました。

経理アウトソーシングのメリット・デメリット

企業内の業務は多くの面でアウトソーシングが可能です。では、経理業務をアウトソーシングする際にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか? 例えば、給与計算をアウトソーシングする場合、アウトソーサーは給与計算処理に必要なシステムや社会保険労務士を抱えています。アウトソーシングを委託する企業は、それら専門の仕組みやスキルを自社でまかなう必要がなくなるため、コストを抑えることができます。
あるいは、専門家に業務を委託することで品質やスピードがアップしたり、場合によっては業務改革による改善を進められるかもしれません。
反面、他社へのアウトソーシングに対して、委託元企業としては様々な不安要素も考慮しなければなりません。
以下に経理業務をアウトソーシングする際のメリット・デメリットをご紹介いたします。経理業務の改善を検討されている企業は、是非ご参考にしてください。

メリット

  • 業務コスト(人件費やオペレーションコスト)を削減できる
  • 人手不足を補える
  • 業務を外注することで、自社のコア業務に集中できる
  • 業務を専門家に委託することで、品質やスピードがアップする
  • 業務の標準化を推進できる

デメリット

  • コストメリットが出ない場合がある
  • サービスの品質に不安がある
  • 自社ノウハウの流出が懸念される
  • 個人情報や機密情報の流出のリスクがある
  • 社内の人材・ノウハウが育たない

前述の通り、アウトソーシング=「コストカット」のイメージが強いでしょう。しかし、実際のアウトソーシングのメリットを見ると、コストカットだけではなく「自社のコア業務への集中」や「品質・スピードアップ」など効果的な点が多く、さらには自社組織の構造改革など、アウトソーシングが全社的な業務改善につながることが見込まれます。
経理アウトソーシングを検討する際は、上記のようなメリット・デメリットを比較、検討して進めることが大切です。

経理アウトソーシングのポイント

経理業務をアウトソーシングする際、どのような点に気を付ければよいのでしょうか?
以下のようなポイントがあります。

  • 01

    アウトソーシング先の情報セキュリティ対策レベルは十分か?

    経理業務は会社の重要情報を取り扱うため、情報漏えいには十分な配慮が必要です。経理業務をアウトソーシングする場合には、ある程度の実績と信頼感のあるアウトソーサーに依頼することが安全といえるでしょう。
    また、アウトソーサーが「プライバシーマーク」や「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)」など、情報セキュリティに関する認証を取得しているか否かも、安全性の目安になります。
  • 02

    アウトソーシング先の担当者と 十分なコミュニケーションはとれているか?

    2つ目のポイントは、アウトソーサーとの連携を密にとることです。業務をアウトソーシングするからといって、経理部門のすべての業務を丸投げするわけにはいきません。
    委託元企業は、アウトソーサーの営業担当あるいは業務担当者に自社の状況を詳細に伝え、密にコミュニケーションをとりながら、アウトソーシングにおけるデメリットに対して解決していく必要があります。担当者のレスポンスの早さも、アウトソーサーを選定する際に考慮する点のひとつです。
  • 03

    案件規模により価格帯が異なる

    経理アウトソーシングの費用は、案件の規模によって価格に大きな差があります。大企業が行うような、子会社も含めた経理システムの統合・標準化を行う大型案件から、中小企業が経理アウトソーシングを取り入れる小規模なものまで、業務案件の規模は様々です。
    そのため実際にアウトソーサーにコンタクトをとるまでは、どれくらいの費用がかかるのか不明瞭なことが多いと思われます。委託元企業はアウトソーサーに自社の要望点を細かく伝え、より精度の高い見積もりを出してもらうようにしましょう。
  • 04

    料金によってはアウトソーシングの効果が見込めない

    最後のポイントは、経理業務をアウトソーシングしても、当初想定していたコストカットができない場合があるという点です。経済産業省の調査によると、アウトソーシングの利用目的としては29.2%の企業が「コスト削減」を挙げていますが、実際に「コスト削減効果を得られた」と回答した企業は20.1%にとどまっています。
    アウトソーサーの見積もりと委託業務範囲を検討し、コスト削減となるのか、あるいはプラスアルファの付加価値が見込まれるか、事前に十分比較検討すべきといえます。

アウトソーシングを利用する側の課題

アウトソーシングを委託する企業側にも様々な課題を抱えているケースがほとんどでしょう。
以下に挙げるような課題はないか、課題があっても解決または無視できるレベルか、またはアウトソーシングによって課題解決を求めるべきか、検討してみることも必要でしょう。

  • 01

    組織的な課題

    業務をアウトソーシングするためには、委託する業務を自社の組織から切り離して考えることが重要です。一度社内の業務プロセスが可視化・標準化されているか、見直してみてください。欧米では、アウトソーシングの対象となった部門の社員を、アウトソーサー(BPOベンダー)に転籍させる臨機応変な対応が一般的ですが、日本では退職金制度や年金制度があるため、そのような柔軟な配置転換は出来ない場合がほとんどです。
    アウトソーシングした業務を社内で継続することはないため、必然的に組織的・人事的な改変がアウトソーシングと同時に社内に発生することを見込んでおきましょう。
  • 02

    心理的な課題

    自社の業務をアウトソーシングすることに対して、抵抗感(今のままでよいという保守的な思考)があり、社内調整や導入決定に時間がかかる場合があります。具体的には以下のような従業員の心理状態が挙げられます。
    • 従来のやり方を変えることに対する抵抗感が強く、業務改善が難しい
    • アウトソーシングの導入成果として「コスト削減」の印象が強いため、現場は「リストラ」と捉え、アウトソーシングに対する拒否反応が出る
    こういった思いは現場の当事者には少なからず発生することは自然と考えられるため、従業員に対して十分な説明と理解を得ることが大切です。
  • 03

    商慣行の課題

    日本企業の商習慣の特徴として、「あいまいな表現・態度」といった課題があります。以下のような問題への対応策を考慮しましょう。
    • 間接業務のコストに対する意識の低さから、間接業務の当事者にアウトソーシングによる効果が実感されにくい
    • 仕様や業務範囲があいまいな契約を締結してしまい、納期の延長や追加料金が発生するケースがある
  • 04

    制度的な課題

    業務改善に対して想定外の問題が発生するケースもあります。その理由は企業内のシステムや従業員の心理状況など多岐にわたります。一例としては以下のようなケースがあります。
    • 複雑な法制度や行政手続きの電子化の遅れにより、業務プロセスの標準化が難しい
    • 一部の業務を社内保険労務士や税理士などが独占しており、アウトソーサーが参入できない
    対策として、あらかじめ社内の制度や状況を把握し、アウトソーシングを利用する際に発生する課題に対して社内調整する必要があります。

まとめ

アウトソーシングを検討する際には、コストカット以外のプラスアルファとなる効果を期待して計画すべきといえます。経理業務の効率化を促進するためにも、ひとつの選択肢としてアウトソーシングを検討してみるのはいかがでしょうか。